Effizienter Arbeiten - 5 Tipps gegen Aufschieberei

Externe Deadline hilft

Wir nehmen uns viel vor, aber nicht immer ist man selbst der beste Motivator. Es hilft daher, dass man förmlich Druck von außen bekommt. Mit einer Deadline, die von außen kommt. Also: Bis zum XX.XX.XX ist die Aufgabe XZY erledigt. Es ist also völlig ok, wenn man jemand während der Projektarbeit fragt, ob man eine gemeinsame Deadline festlegen kann – oder sich gegenseitig mit festen Abgabeterminen hilft, die man gemeinsam vereinbart.

Zusammen geht es besser

Viele Projekte scheitern schlichtweg daran, dass Projektteilnehmer sich selbst überfordern. Wer sich zu viel aufbürdet ohne reele Chance, es fristgemäß zu schaffen, der wird scheitern, egal wie viel und wie hart er am Projekt arbeitet. Zudem können Kollegen manche Dinge besser als man selbst, also warum nicht mit ins Boot holen. Wie bei der Deadline kann man sich gegenseitig unterstützen und so können sich individuelle Stärken ergänzen, Schwächen kompensiert werden und zudem macht das gemeinsame Arbeiten an einem Projekt deutlich mehr Spaß.

Ablenkungen effektiv unterbinden

Wir kennen das alle: Wenn lästige Arbeit ansteht, bekommen plötzlich die unwichtigsten Aufgaben eine hohe Priorirät. Plötzlich wird das Kaffeekochen, das Beantworten von E-Mails und das Kopieren von Unterlagen unglaublich wichtig. Daher: Besser ist es, vor dem Arbeitsbeginn denn Schreibtisch sauber zu machen, alle Ablenkungen wie E-Mail-Programm zu schließen und sich gerne vorher eine Tasse Kaffee oder Tee einzuschenken. Auch das Telefon auf Anrufbeantworter stellen hilft in der Regel ungemein. Dann gilt es, 30 Minuten konzertiert durchzuarbeiten. 5 Minuten Pause, dann nach wieder 30 Minuten. So lässt sich am Tag gut etwas weg arbeiten.

Mit dem Einfachen beginnen

Häufig ist es so, dass die Komplexität der Aufgabe wie eine Straßensperre das gesamte Projekt blockiert. Daher ist es wichtig, dass jedem Projekt die Komplexität genommen wird. Wenn die Frage im Raum steht „wie in aller Welt soll ich das Projekt beginnen“ lautet die Antwort immer „mit den einfachen Dingen“. Was kann sofort erledigt werden? Dann mit den drei einfachen Aufgaben beginnen. Läuft die Arbeit erst einmal, verliert das Projekt seine maßgebliche Komplexität. Ein Brückenbau beginnt ja schließlich auch nicht mit dem schwersten Teil, sondern mit Materialbeschaffung, Fundamentbau und erst irgendwann am Ende mit dem Aufbau von Pfeilern und der Brücke selbst.

Mal woanders arbeiten

Kennen Sie das? Sie sitzen im Zug, im Home-Office oder schlichtweg in einem Café und ihre Produktivität explodiert. Das hängt nicht damit zusammen, dass es im Zug oder im Cafe´ besonders ruhig zu geht, oder Sie Zuhause alle Materialien griffbereit haben. Sondern der Mensch braucht ab und an schlicht einen Ortswechsel, damit er sich wieder auf seine Aufgaben konzentrieren kann. Manchmal hilft es schlichtweg, sich in einen Konferenzraum, in die Empfangshalle oder sich ins Nachbarbüro zu setzen und dort in Ruhe zu arbeiten. Der positive Nebeneffekt: Man bleibt dort nur so lange, wie man tatsächlich braucht.