Richtig einkaufen – Tipps für die Ausschreibung

Ein typischer Montagmorgen in einem mittelständischen Unternehmen - der Einkauf oder die IT erhält den Auftrag: Beschaffen Sie mal neue Drucker und Kopierer. Und fragen Sie die IT, was man denn so braucht.

Nicht selten setzt sich daraufhin die IT mit dem Einkauf zusammen und man beschließt, dass dieses Projekt eigentlich schnell zu erledigen ist. Einfach mal die Drucker und Kopierer austauschen, kann ja nicht so schwierig sein. Meint man.

Aus Erfahrung kann man aber sagen – viele Projektleiter unterschätzen anfangs das Unterfangen. Die Modernisierung einer Output-Infrastruktur ist heutzutage vor allem eins: Komplex. Jedenfalls, wenn man das Thema sorgfältig angeht. Früher war ein Drucker oder Kopierer ein Stück Hardware, fast wie eine Schreibmaschine – eigentlich der Bürotechnik zuzuordnen. Heute besteht die Druck- und Scan-Infrastruktur aus mindestens vier Komponenten.
Die vier Freunde – das gehört zur modernen Output-Infrastruktur

Eine komplette Druck- und Scan-Infrastruktur besteht, grob unterteilt, aus vier Teilen. Alle vier Teile müssen bei einer Neuanschaffung zumindest betrachtet werden:

1. Die Hardware: Der offensichtlichste Teil einer Druck- und Scan-Infrastruktur ist die Hardware selbst, die Drucker, Fax- und Multifunktionsgeräte. Dieser Teil lässt sich noch am ehesten mit einer Standard-Ausschreibung gut bewältigen. Wichtig sind hier die technischen Daten, wie Seitenleistung, Druckgeschwindigkeit, Schnittstellen Druckersprache, TEC-Werte aber natürlich auch die erweiterten Funktionalitäten, die das Gerät bietet – beispielsweise Scan-To-Funktionen, Display-Größe und so weiter.

2. Die Software: Ohne Software laufen kein Drucker und kein Multifunktionsgerät. Bei der Software unterscheidet man wiederum grob in drei Komponenten. So läuft auf den Geräten der meisten Hersteller ein Art Betriebssystem, das die grundlegenden Funktionen bereitstellt. Neben der Gerätesoftware braucht es manchmal für den Netzwerkdruck noch Server-Software, die zahlreiche Funktionalitäten einer modernen Output-Infrastruktur erst ermöglichen. Vom Spooling, über Pull-Printing-Funktionalität bis hin zum kompletten Asset-Management und Accounting. Als Dritter im Bunde muss Treiber-Software auf dem Client installiert werden, damit der Druckauftrag vom Client auch dem Gerät zugestellt werden kann.

3. Die Verbrauchsmaterialien. Da ein Druckgerät nur druckt, wenn auch Tinten und Toner im Gerät stecken, muss in der Regel bei der Ausschreibung auch das Verbrauchsmaterial abgedeckt sein. Dabei geht es um die Frage, wer, wann, wo, welche Patronen und Kartuschen bestellt, liefert und austauscht. Auch Papier sollte mit in die Betrachtung, denn das zu bedruckende Bürokommunikationspapier muss auf die Infrastruktur abgestimmt sein. Es ist nicht nur einmal passiert, dass neue Drucker unternehmensweit angeschafft wurden, die mit dem tonnenweise bereits eingekauftem Papier nicht zurechtkamen.

4. Der Service: Damit die Infrastruktur auch reibungslos läuft, müssen Service und Wartung geregelt werden. Dabei hängt es auch davon ab, wer der Besitzer der Infrastruktur ist. Der Einkauf muss entscheiden, ob gekauft, gemietet oder geleast wird und ob beispielsweise Leaseback sinnvoll ist. Die IT muss entscheiden, wie weit man Dienstleistungen nach außen verlagern will und was man inhouse noch selbst machen möchte. Alleine die Definition von Service-Vereinbarungen kann dutzende Seiten füllen, besonders wenn heterogene Infrastrukturen im Unternehmen vorhanden sind, die vom neuen Dienstleister übernommen werden sollen. Hier gilt es sorgfältig zu formulieren, da Service- und Wartung über die gesamte Projektlaufzeit passen müssen, um einen störungsfreien und kostengünstigen Betrieb zu garantieren.
Modernisierung der Druckinfrastruktur – machbar, aber nicht nebenher

Mein persönliches Fazit aus zahlreichen Projekten: Wer als Einkäufer oder IT beschließt, seine Druckinfrastruktur zu verbessern, sollte dies nicht nebenher machen. Es ist schlichtweg zu kostspielig. Wie oben illustriert, hat eine Druckinfrastruktur inzwischen mindestens vier Bestandteile, die bei der Neuanschaffung betrachtet werden müssen. Ignoriert man diese Komplexität, mündet das nahezu immer in kostspieligen Vertragsverlängerungen, mangelhaften Ausschreibungsunterlagen und letztendlich in einer unpassenden Infrastruktur. Der Lieferant kann immer nur so gut liefern, wie es der Einkauf erlaubt.

Dabei gilt auch zu beachten, dass die Ausschreibung einer Druck- und Scan-Infrastruktur nicht nur technisch anspruchsvoll sein kann – sondern auch nahezu alle Unternehmensbereiche betrifft. Deswegen sollten schon rechtzeitig vor der Ausschreibung alle relevanten Unternehmensteile mit im Projekt involviert werden. Bei großen Ausschreibungsprojekten sitzt neben dem Einkauf, die IT, der Betriebsrat, der Datenschutzbeauftragte, der Datensicherheitsexperte, der Beauftragte für den Arbeitsschutz und dazu noch diverse Spezialisten, beispielsweise aus dem Inhouse-Support oder die SAP-Spezialisten mit im Projektteam.